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Cómo participar en ferias y hacer buenos negocios
Actualmente, la premisa sigue siendo la misma: mostrar para vender. Pero, ¿cómo hay que proceder para obtener mejores resultados? ¿Cómo llegar a más compradores y ganar una visión más nítida del mercado? En muchos países, las ferias y exposiciones industriales emplazan a cientos y a veces a miles de expositores en cada edición, lo que hace posible llegar a más clientes potenciales de los que se lograrían a lo largo de numerosas visitas diarias a sus establecimientos. Más importante aún, con la garantía de tratar directamente con los directores y ejecutivos que toman las decisiones.
Las ferias, por su espíritu festivo y ambiente relajado, ayudan a lograr buenas negociaciones, que se pueden traducir en resultados inmediatos. Bajo esta óptica, participar en una exposición representa una provechosa inversión (y no un gasto) tanto en tiempo como en dinero. Por lo mismo, mientras tienen lugar estos encuentros, es vital observar ciertas prácticas para sacar el mayor provecho.
Como te ven te tratan
Los empresarios y organizaciones que acuden sistemáticamente a las muestras de su rubro reconocen que éstas pueden convertirse en vistosos exhibidores, y que, inclusive, pueden permanecer latentes en la memoria de sus clientes y consumidores durante mucho tiempo.
La feria, en este sentido, es la oportunidad que tiene la empresa de ofrecer y recibir opiniones (lo que se busca es dar siempre la mejor impresión), e incluso, es el momento de mostrar a la firma como líder del mercado, intentando impactar con el tamaño y/o la espectacularidad de sus stands.
Del mismo modo, quienes participan en una feria comunican a su sector que se mantienen vigentes, y que siempre tienen algo que mostrar; novedad, desarrollo o tecnología.
Para lograr buenos resultados, las empresas y sus ejecutivos deben considerar diversos puntos antes, durante y después del evento, siempre con el propósito de sacar el mayor provecho de cada centavo invertido y obtener la mayor cantidad de información útil.
Anticipe su participación y gane ventajas
Si ya decidió formar parte de una feria, es importante que escoja temprano la ubicación de su stand para conseguir un lugar vistoso, donde transite un flujo continuo de visitantes. De acuerdo con la posición, lo que sigue es decidir el diseño del stand: Un lugar menos llamativo por su posición puede compensarse con mucha iluminación, mientras que una posición favorable -en una esquina, por ejemplo-, puede destacarse aún más con otros recursos, como carteles que sean visibles desde distintos ángulos.
Cabe recalcar que los stands en la penumbra se pierden entre otros similares. Por eso es aconsejable añadir algún detalle, como luces de colores, gráficos con impacto visual; o de plano, plantas. También, si la tiene, puede exhibir su maquinaria en pleno funcionamiento, o bien, recurrir a edecanes, conferencistas, mimos y otros personajes que atraen a los curiosos.
Es muy importante seleccionar un producto que se quiera destacar en la exhibición, ya que el stand será el escaparate ideal para subrayar su importancia. Puede tratarse de un lanzamiento o de reforzar la presencia de su producto líder. En segundo término, puede apoyarse con productos más populares con que cuente.
Esta decisión debe ir acompañada de material impreso, como folletos y catálogos. En este punto hay que tener presente que la folletería debe repartirse de modo extensivo, mientras que los catálogos hay que destinarlos a prospectos interesados en conocer más los productos y servicios de la empresa.
Por otro lado, se debe asumir que las empresas competidoras acuden a las mismas exhibiciones de la comunidad industrial a la que pertenece la empresa, por lo que es conveniente averiguar quiénes participan y con qué productos. Asimismo, conviene saber de otras exposiciones similares a nivel nacional e internacional. Estos datos reflejan el buen conocimiento que tiene del mercado.
Antes de la exhibición, debe hacer un listado para evitar sorpresas. El campo debe estar libre para concentrarse en hacer contactos y cerrar ventas. Deje de lado preocupaciones y no malgaste tiempo resolviendo situaciones sobre la marcha. Por eso hay que planear por anticipado; por ejemplo, ¿cómo se va a recabar la información de los visitantes? Para hacerlo es necesario que cuente desde antes con un sistema, ya sea electrónico (un escáner para la captura de datos en forma electrónica), o manual (un listado, una pecera para el acopio de tarjetas), que ayude efectivamente a obtener la información que precisa el área comercial.
Finalmente, antes de la muestra es aconsejable invitar a clientes y amigos, y sobre todo, a prospectos. Eso ayuda a tres cosas; a que los más cercanos sepan que la empresa va a estar presente; a incrementar el flujo de visitantes al stand y a posicionar a las marcas de la firma.
Durante el evento aproveche cada circunstancia
La atención eficiente y suficiente a visitantes es imperiosa. Para ello hay que tener a la mano la información que nos solicitan, especialmente cuando se trata de características y precios de nuestros productos. En la medida de lo posible se debe evitar titubear o prometer información para más adelante…, o decirles que todo depende del modelo.
En caso de que cuente con algún producto que reúna muchas cualidades, piense en organizar una exhibición a modo de presentación, con horarios, donde dé a conocer con más detalle aspectos técnicos. Otra opción es participar en conferencias técnicas, que normalmente se organizan con mucha anticipación y que se llevan a cabo de manera simultánea a la exposición.
Durante las ferias se suelen obsequiar una variedad infinita de souvenirs, como plumas, blocks de notas, pelotitas para el estrés, tazas y demás, que llevan impreso el logotipo de la empresa. Aunque dichos artículos pueden ayudar a grabar en la mente de los visitantes nuestra presencia, el reparto indiscriminado de éstos puede generar elevados costos innecesarios. Este recurso podría tener más valor si se otorga como una pequeña recompensa a quienes realmente tienen interés en conocer nuestra empresa y sus productos.
Por otra parte, un punto básico para una mejor participación es el recurso humano, es decir, los vendedores y ejecutivos designados deben estar bien organizados, en horarios fijos, de tal modo que siempre haya alguien capaz de atender a cualquier visitante. En este punto es también importante la puntualidad, donde el equipo, liderado por un responsable de la exposición, debe estar listo desde el momento en que abre la exposición ya que nunca se sabe cuándo llegará un valioso prospecto.
Una vez concluida la exposición sume los logros
Así como el objetivo número uno de participar en una exhibición es recabar información, cuando termina el acontecimiento lo más importante es utilizarla para vender.
En este momento todas las acciones como entrevistas en el stand y búsqueda de prospectos u otros contactos deben concentrarse en bases de datos y reportes que sirvan para la fuerza de ventas. Hay que armar un directorio de contactos para darles seguimiento y concertar citas. El hecho de que no se realicen ventas o pedidos durante la feria no significa que se perdió la oportunidad. Hay que cultivar los nuevos contactos que son, sin duda, posibles nuevos clientes.
Cuando participamos en una exposición la inversión realizada debe ser cuidadosamente dirigida hacia los resultados que buscamos; no podemos dejar todo al azar.
Sugerencias
- Además del diseño del stand, el arreglo del equipo de la empresa es importante. Muchas veces, para mostrar la unidad que tiene el expositor se utilizan uniformes o detalles que identifican a los participantes.
- Los vendedores con más carisma, sociables, deben estar al frente del stand, mientras que al fondo, para atender dudas, pueden estar técnicos especializados.
- Al realizar entrevistas no es recomendable dedicar mucho tiempo porque se pueden estar perdiendo otros contactos. En su lugar, se puede programar una reunión para más tarde.
- La presencia en el directorio de participantes es importante; ahí concentran los organizadores la información de la exposición y en ese espacio los anuncios son muy efectivos. Del mismo modo, si la empresa y sus ejecutivos principales pueden aparecer en revistas dirigidas al sector -antes y después del evento- se conseguirá un efecto de campaña publicitaria muy impactante.
- Un stand limpio y con personal dispuesto a atender a visitantes (sin acosarlos), es más funcional que uno desordenado, donde todos están sentados o distraídos con una charla interna.
- Hacer una memoria fotográfica (o mejor, videográfica) que pueda enviarse a los clientes como parte del seguimiento, puede reforzar la presencia de la empresa en el evento.
Lic. Jaime Salazar Figueroa
Presidente
AMPROFEC, AC
(55)5683 9308
